Gebruik van radiofrequentietechnologie om documenten en bestanden van overheidsinstanties te beheren

Met de voortdurende ontwikkeling van informatietechnologie moeten overheidsinstanties grote hoeveelheden Bestanden en gegevens efficiënt, gemakkelijk en veilig beheren. Om aan deze vraag te voldoen, kunnen overheidsinstanties RFID-technologie (radiofrequentie) introduceren in documentbeheer.

RFID-technologie is een radiofrequentie-identificatietechnologie die automatische identificatie, tracking en beheer van items kan realiseren. Het gebruik van RFID-technologie door de overheid in documentbeheer kan de efficiëntie en nauwkeurigheid van documentbeheer aanzienlijk verbeteren.

Bestandsindexering en positionering

Overheidsinstanties moeten vaak grote hoeveelheden documenten openen, lenen en retourneren. Met behulp van RFID-technologie kan een RFID-tag aan elk bestand worden bevestigd om de indexinformatie van het bestand vast te leggen, inclusief bestandsnaam, nummer, locatie, enz. Wanneer u een bestand moet vinden, lenen of retourneren, hoeft u alleen de bestandstag te scannen via de RFID-lezer om de relevante bestandsinformatie in de database te raadplegen en het bestand snel te vinden en op te halen.

Gevoelige informatie opslaan en beschermen

Documenten die door overheidsinstanties worden beheerd, bevatten meestal veel gevoelige informatie, zoals persoonlijke privacy, bedrijfsgeheimen, enz. RFID-technologie kan een veiligere opslag en bescherming voor deze documenten bieden. RFID-tags kunnen worden gebruikt met wachtwoorden en encryptietechnologieën om veilige toegang en beheer van bestanden te bereiken. Alleen geautoriseerd personeel kan de gecodeerde bestandsinformatie in de RFID-tag lezen, wijzigen of verwijderen, waardoor de beveiliging van bestanden wordt gewaarborgd.

Documentprocesbeheer

Het proces voor het verwerken van documenten door overheidsinstanties is relatief omslachtig en vereist meerdere overdrachten, beoordelingen, handtekeningen en andere bewerkingen. Met RFID-technologie kan geautomatiseerd beheer van documentprocessen worden bereikt. U kunt bijvoorbeeld een RFID-tag instellen, de tag op een document plakken en vervolgens meerdere lezers en schrijvers toewijzen om de statusinformatie van het bestand te lezen tijdens de bestandsverwerking. Wanneer bestanden van de ene afdeling naar de andere worden overgedragen, kunnen de tijd en locatie worden vastgelegd via de RFID-lezer om bestandsgoedkeuring, overdracht en andere bewerkingen te implementeren, waardoor de werkefficiëntie en beheereffecten worden verbeterd.

geschiedenisrecord

Overheidsinstanties vereisen langdurige opslag en archivering van documenten en gegevens voor toekomstig gebruik. RFID-technologie kan overheidsinstanties betere historische registratieservices bieden. RFID-tags hebben passieve tags en vereisen geen extra batterijvoeding. De chipopslag kan theoretisch meer dan 10 jaar worden opgeslagen en kan alle historische records van bestanden registreren, inclusief archiveringstijd, archiveringslocatie, leenrecords, enz. Deze records kunnen worden opgeslagen in een database om overheidsinstanties te helpen bestandsinformatie te raadplegen en te beheren.

RFID-technologie heeft brede toepassingsmogelijkheden in het beheer van overheidsdocumenten. Het kan de efficiëntie en het beheerniveau van overheidswerk verbeteren, de veiligheid en integriteit van overheidsdocumenten garanderen en de overheid en de bevolking beter van dienst zijn.